FAQ

Ho dimenticato la password; cosa devo fare?

Per poter generare una nuova password è sufficiente cliccare sul link "Password dimenticata" nella schermata di accesso al portale, verrà richiesto l'inserimento del proprio indirizzo e-mail e del proprio codice fiscale.

C'è un numero massimo di tentativi per l'inserimento della password di accesso?

Si, il portale prevede un numero massimo di tre tentativi per l'autenticazione. Se hai effettuato più di tre tentativi con una password errata, scrivici all'indirizzo WillisItaliaInfoFlex@wtwco.com per richiedere lo sblocco della posizione oppure chiama al numero verde 800 322 610.

Come faccio ad accedere tramite OTP?

Al primo accesso al portale, dopo aver inserito le credenziali di login personali, ti verrà richiesto di registrare il numero di cellulare al fine di attivare il nuovo processo di autenticazione. Le volte successive riceverai una password monouso via SMS necessaria per effettuare il login al portale.

Da quando posso utilizzare i Punti Flex?

Puoi spendere i Punti Flex per i Benefit presenti nel Catalogo o per presentare delle Richieste di Rimborso a partire dal giorno dell'accredito. I Punti vengono accreditati il 30 novembre del FY successivo a quello di competenza.

Cosa succede se non spendo tutti i punti entro la fine dell'anno?

Puoi continuare a spendere i Punti sino al completo esaurimento.

Devo fare qualcosa in sede di dichiarazione dei redditi per il Budget Flex residuo alla fine dell'anno?

Non bisogna far nulla ai fini del 730 per i Punti Flex residui e ancora spendibili sul proprio account del Portale Flex al 31.12 di ogni anno.

Posso disporre dei Punti Flex da dimissionario?

Puoi continuare ad avere accesso al portale e spendere i tuoi punti nell'ambito delle categorie previste entro i 6 mesi successivi al mese di cessazione del rapporto di lavoro. Ti ricordiamo di comunicare nel caso una tua email personale per continuare ad avere accesso. Eventuali richieste di rimborso dovranno invece essere sottomesse entro la data di cessazione.

Come si spendono i Punti Flex sui prodotti disponibili nel Catalogo?

Per poter spendere i Punti Flex dovrai:

navigare nel Catalogo e scegliere il Benefit,
configurare gli eventuali elementi richiesti (es. opzione; ubicazione; valore)
cliccare su Aggiungi
confermare di voler inserire il Benefit nel Carrello
effettuare l'ordine effettivo dal Carrello a seguito del quale verranno effettivamente scalati i Punti Flex

Il Carrello può esserti utile per simulare la spesa prima di procedere con gli ordini. I Benefit inseriti nel Carrello non sono ancora ordinati. Per procedere all'ordine dovrai cliccare, dal Carrello, "Acquista" sul singolo elemento o "Acquista Tutto". Effettuato l'ordine non si può tornare indietro.

Può variare l'offerta dei fornitori a portale?

L'offerta dei fornitori disponibili è in costante evoluzione a seconda delle direttive di legge che regolano i piani welfare nel nostro Paese e in base a nuovi convenzionamenti che vengono attivati periodicamente in piattaforma.

Posso modificare le scelte compiute?

I Benefit che hai inserito nel Carrello, in quanto non ancora ordinati possono essere rimossi, cliccando sul tasto "elimina". Non si possono fare modifiche invece sui Benefit ordinati. Una volta scaduti i termini temporali previsti per il Catalogo i Benefit rimasti nel Carrello non potranno più essere ordinati e i relativi Punti Flex non saranno stati spesi.

Quando e come riceverò i Benefits che ho acquistato?

I Benefits verranno consegnati in modalità telematica direttamente dal fornitore entro 30 giorni dalla fine del mese successivo al mese di acquisto. I tempi di consegna possono variare in funzione dell'iter amministrativo di fatturazione, della disponibilità dei Benefit presso i fornitori e dei relativi tempi di evasione degli ordini.

I benefit ordinati sulle piattaforme integrate Bluvacanze, Tanto Svago Travel, Tanto Svago Esperienze, Salabam, BitQ, Lastminute, Volagratis, Easynite, Salute Semplice, Vadobay , Qc Terme e Amilon potrai riceverli direttamente tramite email dopo qualche minuto. I cofanetti acquistati sulle piattaforme integrate Emozione3 e Smartbox potrai riceverli sempre tramite email ma entro 72 ore.

Cosa faccio se non ho ancora ricevuto il Benefit da me ordinato?

Nel caso in cui il Benefit acquistato debba essere consegnato in modalità telematica, ti invitiamo a controllare che la mail del fornitore non sia finita in spam. Ti invitiamo a contattare il nostro costumer care solo dopo che siano trascorsi 30 giorni dalla fine del mese successivo al mese di acquisto (WillisItaliaInfoFlex@willistowerswatson.com) oppure chiamare il numero verde 800 322 610.

Posso acquistare anche il "solo trasporto" (es. solo volo) nell'area viaggi?

Sui portali integrati Easynite e Volagratis potrai acquistare in tempo reale il tuo servizio di biglietteria travel in completa libertà.

A chi dovrò inviare la documentazione per richiedere il rimborso per spese mediche, educazione, assistenza o mobilità?

Le fatture dovranno essere inserite tramite l'upload del Portale Online sezione Rimborsi.

Che data devono avere i documenti a supporto delle richieste perché sia ricevuto il rimborso?

La data che fa fede è quella riportata sul documento che prova la spesa (fattura, scontrino, dichiarazione, ecc..) e deve far riferimento all'anno solare in corso oppure a quello precedente (es. nel 2023 spese sostenute dal 01.01.2022 fino al 31.12.2023, nel 2024 spese sostenute dal 01.01.2023 al 31.12.2024).

Quali sono le spese per le quali si può chiedere il rimborso?

Puoi richiedere rimborsi per le spese di educazione, assistenza, mobilità e spese mediche.

Per quali familiari posso richiedere rimborso/acquisto da catalogo?

E' possibile richiedere il rimborso/acquistare da catalogo per i seguenti familiari che andrai ad autocertificare nella sezione gestione familiari del portale:

Il coniuge non legalmente ed effettivamente separato (anche unioni civili L. 76/2016);
I figli naturali o gli adottati;
I genitori;
I generi e le nuore;
Il suocero e la suocera;
I fratelli e le sorelle germani o unilaterali

Per le spese mediche la normativa prevede che puoi chiedere il rimborso per il tuo partner convivente more uxorio. Ti invitiamo a leggere il manuale operativo e le Linee Guida per maggiori dettagli.

Per gli abbonamenti dei mezzi di trasporto pubblico locale la norma prevede che puoi chiedere il rimborso per i familiari fiscalmente a carico. Ti invitiamo a leggere il manuale operativo e le Linee Guida per maggiori dettagli.

E' possibile presentare a rimborso gli interessi passivi del mutuo?

Quest'anno la finestra mutui di febbraio non sarà attivata a causa del notevole aumento del tasso ufficiale di sconto BCE (ad oggi è pari al + 2,5% rispetto allo 0% degli anni precedenti) che determina un risultato negativo della quota di interessi passivi rimborsabile tramite welfare. Pertanto, non si avrebbe nessun rimborso.

È possibile presentare a rimborso fatture/ricevute di strutture ricreative (palestre, piscine, centri sportivi...)?

No, per motivi fiscali non è previsto il rimborso di fatture/ricevute per spese diverse da quelle Sanitarie, Educative, Assistenza o mobilità. Il dettaglio delle spese rimborsabili è disponibile nelle sezione materiale.

Posso portare a rimborso i servizi integrativi alla scuola (mensa, pre scuola, post scuola, scuolabus, gite scolastiche...) e le spese sostenute per l'acquisto di abbonamenti a mezzi pubblici/treni?

Si, potrai richiedere il rimborso sia per i servizi integrativi alla scuola (spese sostenute per la refezione, pre scuola, post scuola, scuola bus), così come per gite, centri estivi invernali e ludoteche. A seguito dell'approvazione della legge di stabilità in data 23/12/2017 sarà possibile ottenere il rimborso delle spese per l'acquisto degli abbonamenti (settimanali, mensili ed annuali) ai trasporti pubblici locali, regionali e interregionali a tuo favore e dei tuoi familiari (solo se fiscalmente a carico).

La mia richiesta di rimborso è stata rifiutata, cosa devo fare?

Qualora la tua richiesta fosse stata rifiutata per documentazione mancante e/o da integrare sarà possibile ricaricare la richiesta di rimborso cliccando sul tasto "Clona" posto di fianco alla richiesta precedentemente caricata. Qualora la tua richiesta fosse stata rifiutata perché relativa ad una spesa non idonea al rimborso ti invitiamo a controllare la lista delle spese ammissibili presenti nell'area Rimborsi.

Se l'importo della fattura per cui faccio la richiesta di rimborso eccede i Punti Flex spendibili come mi devo comportare?

Nell'inserimento della richiesta di rimborso è possibile indicare un importo richiesto inferiore all'importo del documento e così esaurire la propria capacità di spesa.

Dove mi verrà accreditato il rimborso?

Il rimborso ti sarà liquidato, per quanto riguarda le spese mediche, tramite bonifico effettuato dalla Cassa di Assistenza Previass II, direttamente sul tuo conto corrente; per quanto concerne le spese di Educazione/Assistenza/Mobilità tramite cedolino direttamente dalla tua Azienda; per quanto riguarda gli interessi passivi del mutuo direttamente in conto corrente. Ti ricordiamo che il codice iban è sempre verificabile/modificabile dalla medesima area.

Quando dovrò aspettare per ottenere il rimborso?

Mediamente i rimborsi avvengono entro 2 mesi da quando inserisci i documenti

Le spese detraibili che porto a rimborso tramite il portale Welfare le posso sempre scaricare nel 730?

No, puoi in sede di dichiarazione dei redditi portare in detrazione solo la eventuale differenza residua fra le spese sostenute e quelle rimborsate con il piano welfare.

Posso ottenere il rimborso anche se si tratta di scuole private?

Puoi avere il rimborso delle spese sostenute per le scuole di ogni ordine e grado, sia pubbliche che private che paritarie e statali. Le spese devono essere sostenute dal dipendente in favore dei suoi familiari (non è previsto il rimborso di spese in favore del dipendente stesso) per specifiche finalità di istruzione.

Posso chiedere il rimborso anche se il pagamento è stato effettuato da un'altra persona?

Non è possibile accettare giustificativi nei quali l'intestatario è una persona diversa dal dipendente o dal beneficiario. Attenzione bisogna distinguere tra intestatario e beneficiario, nelle spese di educazione il beneficiario della prestazione non può essere il dipendente, ma solo i seguenti familiari: figli, coniuge, oltre che per genitori, generi/nuore, suoceri/suocere, fratelli/sorelle (se presenti nello stato di famiglia) e il beneficiario deve essere evidente nella ricevuta /bollettino postale.

Che documenti devo produrre per ottenere il rimborso delle spese relative al pagamento dei centri estivi, dei POF, del contributo volontario per l'iscrizione scolastica, per la mensa scolastica ecc..?

Per avere il rimborso è necessario inserire nel portale la ricevuta di pagamento del bollettino postale o del bonifico bancario. Maggiori informazioni sono contenute nel manuale che ti invitiamo a leggere prima di inviare la richiesta.

Per servizi integrativi cosa si intende?

Si intende pre, post scuola, refezione, trasporto. Per ulteriori dettagli su spese rimborsabili, puoi consultare il dettaglio dell'Area Rimborsi.

Posso chiedere il rimborso per l'acquisto dell'abbonamento ai mezzi di trasporto pubblico? E quali sono i titoli di viaggio che si possono portare a rimborso?

Si è possibile richiedere il rimborso sia per gli abbonamenti personali, inclusi quelli acquistati tramite convenzione aziendale con la Società di Trasporto, che per quelli acquistati per i familiari SOLO SE FISCALMENTE A CARICO. Si potrà portare a rimborso solo l'abbonamento. Precisiamo che si intende un titolo di trasporto che consenta al titolare autorizzato di poter effettuare un numero illimitato di viaggi. Pertanto sarà possibile chiedere rimborsi per abbonamenti: locali, regionali, interregionali, settimanali, mensili, annuali. Non sarà invece possibile rimborsare abbonamenti che implicano un utilizzo episodico dei mezzi pubblici (carnets, biglietti a tempo).

Posso chiedere i rimborsi per le prestazioni a favore di anziani o non autosufficienti?

SI, si possono portare a rimborso le spese per l'assistenza in ospedali o luoghi di ricovero, l'assistenza residenziale o semi residenziale, puoi consultare il dettaglio nell'Area Rimborsi.

Per poter richiedere il rimborso, deve essere documentato il grado di parentela o lo stato di disabilità?

I beneficiari possono essere solo i familiari anziani e non autosufficienti (figli anche se non conviventi e non fiscalmente a carico, coniuge, genitori, generi, nuore, suoceri, fratelli, sorelle anche non presenti nello stato di famiglia). Definizione di familiare anziano o non autosufficiente:

Familiari anziani: in tale categoria rientrano i familiari con età uguale o superiore a 75 anni
Familiari non auto sufficienti: in tale categoria rientrano i familiari che non sono in grado di svolgere autonomamente attività elementari quotidiane (alimentarsi, vestirsi, deambulare..). sono inoltre inclusi i familiari che necessitano di sorveglianza continua.

Solo per i familiari non autosufficienti è necessario allegare oltre la fattura anche il certificato medico che attesti la patologia che genera la non autosufficienza. Non è necessario dimostrare il grado di parentela.

Se il mio budget welfare non è sufficiente per acquistare uno dei servizi in convenzione, posso integrare con la mia carta di credito?

Posso portare a rimborso spese mediche già indennizzate da una polizza sanitaria?

No, posso richiedere il rimborso solo per la quota rimasta a carico del dipendente (franchigie, scoperti, eccedenze di massimali) non rimborsata dalla polizza sanitaria

Qualora la tua richiesta non rientrasse nelle FAQ di seguito riportate, scrivici all'indirizzo WillisItaliaInfoFlex@willistowerswatson.com